在日本做机械设计的感受24：不要让日子像流水一样过去
本帖最后由 子子61961 于 2016-3-26 23:34 编辑《不要让日子像流水一样过去》
前几天我去客户那里办事情，另外一家通关公司来了一个英语翻译，我和她聊了一些东西，在这里记录一下。
Chapter 1.
当时的事情是关于几个调节阀备件，我们委托她们公司做资料，这次她拿来了她们公司做的材料，还有一张列表，我需要和她一起去见客户并交付这些材料。那几份材料我没有看过，于是我把材料打开都看了一遍了解了一下，然后我看了看列表，觉得这个列表有点问题，如果这个列表就这么拿给客户看的话估计会有问题的，所以我想让她修改一下。
比如说旧的列表是这样的：
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产品质量证明书2份
设计资料2份
压力表检定证书2份。
填料垫片校验报告2份。
甲乙负责人
丙丁负责人
日期
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看到这份列表，我会去设想这份列表交给客户的时候，客户看了是否将会明白，是否将会产生误解。而这份列表就这么拿过去是肯定不行的。于是我对她说，这份列表我感觉有点小问题，请问你是否可以帮忙修改一下。她说可以的，你怎么说我就怎么改。然后我在纸上添加了修改的内容，交给她，她打开笔记本开始打字。过了一会儿，她在word里做完了，把电脑拿给我看。
她修改过之后仍然是多行的文字，我先是把中间几行文本选中，用word里的“添加表格”功能，使文本变成表格的形式，然后用表格工具里的画线笔，画了一道竖线，在表格右边添加了一个窄列。我告诉她，这里的一列空白方格，可以让客户在对每一项资料进行核对后在方格里面做记号。然后我将表格里的文件号码与每一份资料上的号码进行对照检查，确认是否一致。之后告诉她可以打印了。她把文件拷贝到U盘里面，到路边的打印社去打印了。
修改后的文件如下。
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戊己庚辛贸易公司提交资料
调节阀产品质量证明书2份A035（A管线用）
A036（B管线用）
调节阀设计图纸2份 A035（A管线用）
A036（B管线用）
压力表检定证书2份 BS0054A308
BS0034A410
填料垫片校验报告2份 3563002（材质BC）
756325A（材质CD）
接收方甲乙有限公司负责人
提交方丙丁株式会社负责人
检查方戊己庚辛贸易公司负责人
日期
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她打印回来，我看了看列表，觉得应该可以了，和她拿着表格和资料去找业主。在去客户公司的路上，我对她说，你会英语这是一个优势，平时你工作做得也很好，但是我感觉，你工作中做事情还是有一点需要注意改善的地方，比如说，我建议你需要设想将来找工作的事情，工作中闲下来的时候不能总是玩手机游戏，还是学一点东西比较好，我给你说一些事情可以么。她说好的。
Chapter 2.
我说，我这里说的学东西，指的不是某些专业知识，而是指工作方式和思维方式。我在日本工作时，一共在三家公司工作过，也就是有过三次就职活动的经历。第一次是硕士毕业前找工作，那时我还没从学校里出来，自己准备资料和参加面试也没什么水平，并且是一边做论文一边找工作，所以找得不太好，没找到正社员的工作，后来只有一家派遣公司要了我。他们先把我招进去，然后带着我去各个公司面试，给我找雇主。那个时候他们带着我去面试，教了我好多东西，我才知道，面试需要考虑和注意这些那些事情，需要这样那样去说去做。当时幸运的是我被松下公司看中，得以有机会进入这这家大公司看看，我以派遣社员的身份在里面工作两年，增长了一些见识。第二家公司是我朋友帮我介绍的，面试时也还好，有朋友在那里给我帮了很大的忙，不过进去之后我发现我水平不够，磕磕绊绊地学了一些东西。后来经济危机导致企业不景气，我不得不去找下一份工作。第三次找工作我是自己找的，给我的感受很深，我想要说的就是这第三次找工作时候的感受。
第三次找工作我找了将近半年，自己做简历找中介，然后参加面试，当时有一种找工作时候的无力感，我至今依然记得。就是说我在找工作时，在写简历时以及在面试中与面试官谈话的时候，我会发现我在前两个公司工作的期间并没有积累下来太多的干货的东西，所以在再次找工作面试的时候就会难办，写不出太多的内容，说不出来太多的内容，后来好不容易坚持到有公司要我。所以我现在会告诫自己，每天在工作中多学一些东西，以后才会好过一些。我会去考虑以后一旦我再次找工作的时候，我会在简历上写出如何如何，我会在面试时说出如何如何，并且在工作中注意为之积累内容，这是我的一点心得。
你也是一样，你还很年轻，也有语言的优势，但是不能就这么混下去，虽然你们公司现在效益不错，但是也应该为以后的转职做准备。我的建议是，不要让日子像流水一样过去。每天做事情，都要有收获才好。比如刚才那个表格，我让你修改，你就照着打字，输入完就完了，如果单纯这样的话，那么你今天早上和今天中午的水平能力都是一样的，还是没什么收获，那样就有点浪费了。所以，一方面是你自己要注意去考虑一下为什么这些地方需要修改；另一方面，现在有点时间，我准备给你解释一下为什么要修改，有哪些是你需要提高的东西，你有兴趣听么。她说好的。
我对她说，一份资料做完之后，最终目的是要给客户看的，所以要去“设想”，设想客户看到资料时会是怎样的样子，会有哪些问题。我考虑到的内容主要如下。
1。最初的表格只写了“产品质量证明书”，前面没有写主体是什么，是调节阀还是填料垫片还是压力表，如果不写的话，那么读资料的人就不会知道，就会疑惑。所以要写上“调节阀”三个字。
2。“产品质量证明书”后面写的“2份”，这是有可能产生理解歧义的地方，你把资料递给我时，我第一眼看到这个数字时我就在想，这是相同的资料两份，还是两个调节阀各一份资料，如果不写清楚就容易误会。我看了一下资料的内容，知道了这里是两个调节阀有各自的资料，所以我把它变成两行，并且在后面写上调节阀各自的编号 A035，A036。
3。调节阀编号 A035，A036，这个号码是检查报告里面的编号，客户如果单纯看到这个编号还是不知道它是用在哪里的，所以在标号后面我有加上括号，（A管线）和（B管线），这样会容易知道是用在哪里的调节阀，头脑里容易形成印象，知道这是哪个东西。
4。那个填料垫片，这次准备备件的过程中，曾经有过一次客户提出材质变更，所以在编号那里除了写出号码数字，还要加上括号，（材质BC）（材质CD），这样客户就会明白，这次带来的资料是新的变更过的，而不是旧的，使客户放心，减少担心。
5。表格最上方要写出表格的名称：《某某公司提交资料》。
6。下面写公司名称的地方，最初的列表只写公司简称的“甲乙”二字，这样是不够礼貌的，尤其是与外企打交道进行做事时，必须要写上全称才好一些，所以我会让你修改为“甲乙有限公司”。
7。你们公司自己做的正式表格，交付资料的时候你也在场，所以一定要写上你们自己公司的名称才正规一些。
8。几个公司名称后面都是需要负责人签字的，而手写的签字往往会比打印文字占的纸面面积大一点，那么如果两行之间离得比较近，签名的时候写字就会不太方便，所以每个公司之间我都留有一行空行，这样签字的空间大一些，手写签字的时候也会比较方便。
她说，你说得很有道理，没想到这里面还有这么多细节。
然后她解释说，她做表格的时候，是另外的业务员递给她一个大信封，让她照着信封背面贴的白纸做一个列表，所以她就直接看那白纸上的内容，在word里做了相同的东西。我说明白你的意思了，你是说因为别人给你的指示是这样的，所以你就这样做了，但是这样做其实是不太好的，工作中做事情如果完全不动脑的话，有时候是容易出问题的。那个业务员是负责去品质部把资料拿回来，信封上贴纸里是品质部写的针对这些零件进行的检查结果，所以他们这样做没问题。但是你的任务是要求你去交表格交资料给客户并且让客户了解清楚，一旦客户有看不明白或者对表格不满意就会有差评了，这些评价都会扔到你的身上，这个时候就要多考虑一些，如果原样照搬的话是否会产生麻烦，如果有产生麻烦的可能性，那么就要考虑怎样才能避免出现问题，这才是体现你工作价值的地方。工作中的每一件事都会存在一些“如果不注意就会出现不好结果”的地方，把事情做得“减少问题”一些才是体现自己价值的地方。工作中有时是需要单纯按指示去做事的，有时候需要加进去自己的观点。不管哪一种，自己头脑中一定要过一遍，考虑一下设想一下有哪些地方有可能出问题，即使照办，也要有一点自己的考虑，这样才好。她说好的，谢谢。
Chapter 3.
这时我们走到客户办公楼门口了，因为提前预约了时间，所以我们看到客户在门口吸烟区那里抽烟等我们，他看到我们后告诉我们先去小会议室坐下等他。我们走进小会议室，坐在桌子朝外的一侧，过了一会儿，客户和另一位负责人过来了，他们坐在靠里的一侧。我把资料摆在桌子上，给客户讲解，介绍此次前来的目的，然后介绍每一份资料。
客户在看资料的时候，还是指出了一点问题，客户指着第一行对我说：“这里写着 调节阀产品质量证明书 2份，A035。这个“2份”指的是同样的东西有两份，还是两份不一样的检查书？”，我赶紧解释，说对不起我们写得不够清楚，这里是一共两份检查书，每个调节阀各一份，所以我们分成了两行来写，但是这个文字确实容易误会，实在是抱歉，我现在用笔修改一下可以么。客户说，修改就太不好看了，你应该把改好的东西给我拿过来才行，这次就先这样吧。我赶紧诚恳地进行道谢。
然后客户对每一份材料进行确认，果然，客户会将每一份材料封面的编码，与列表里的编码进行对照，还好我预想到这一点，事先对照检查过了，所以没什么问题。然后客户看到调节阀A036的品质检查书，问我，这个A036的阀门应该是A管线使用的吧。我事先确认过A036是B管线使用的，知道他说的不对，但是我不能单纯在口头上直接生硬地指出对方是错误的，因为那样的说法将会导致对方面子的降低，即使我是对的，但也不会带来任何好的结果。所以听到了他的提问之后，我盯着对方的眼睛，先是稍微停顿了一下，然后我用很轻的声音对客户说，对不起，咱们可以看一下这个调节阀的图纸，然后我把下面资料的A036设计图纸找出来给他们看，我继续轻声地说，您看这里标注着A036调节阀的口径很大，是50A的，而在咱们现场只有B管线是这么粗的管线，所以A036应该是用在B管线上的。客户听到我的说明，也考虑了一下，然后说好的明白了，在列表里画了圈，这事情就这么过去了。
然后客户会问每一份资料是什么，我事先都看了一遍所以可以顺利地解释出来，没什么别的问题。客户每看完一份资料，就会在列表右边的方格里进行标记，这些和我设计的用意是一样的。最后资料检查完了，我们三方都在下面进行了签字，然后客户去把签字后的列表复印一下，给我们各留一张复印件，任务算是完成了。
我们告辞后，从办公楼往回走。在路上我对她说，这次交接材料不知道你有怎样的收获。我的建议是，每次与客户见面，不应该只是走过场听听就完了，而应该是把这当做一次自己提升的契机。你如果只是坐在旁边听完就完事的话，那就浪费了。你可以看看或者回忆一下刚才我是怎样说话的，设想一下如果是你自己去说，你会怎样说。当然我说得也不是特别好，但是有些问题对方怎么问我会怎么答，是有一些注意点在里面的。当时谈话里有过两次比较关键的地方，一个是对方指出我们失误的时候，我们该怎么应对，是去辩解还是直接承认；另一个是对方失误的时候，我们怎么去应对，是直接指出对方错误还是列出证据来委婉说明，这里是值得注意的地方。这次的客户其实是有点麻烦的，所以在会谈时我也有点紧张。
在这里，关于交流方式要提出一个说法叫做“外人模式”（Outsider Mode Communication），在平时大部分的时候，我们说话的对象往往都是家人朋友以及熟悉的本公司同事，那么在这个范围以外的人，我们可以称之为“外人”，与他们的交流模式是不一样的，这个交流模式是我们应该加强练习的。为什么呢，因为第一，与“外人”说话时有特殊的地方，与“与熟悉的人谈话”相比，它所需要考虑和注意的地方都是不一样的。第二，与“外人”说话有它的必要性，比如以后去找工作参加面试推荐自己或者去会谈客户探求信息建立关系讨论式样交涉条件促进合作谈成项目跟进进程摆平问题完成任务创造价值都是需要对“外人”去说话的。从一个公司的角度来看，能够挣到钱都是与外部去交流才能得到的结果，同样，如果自己能够胜任起对外的交流任务那么就能够创造更多的价值。第三，与“外人”说话的能力和水平，不是生来就能做好的，除了一些自来熟的天才以外，大多数人在开始会对陌生人的谈话表现出不同程度的抵抗感，所以这是一种要需要靠练习才能够积累成长的能力。基于这三点原因，所以说“外人模式”的交流是我们需要去注意去锻炼的。
而且这个事情不是随时都有机会锻炼的，即使你想花个三五十块买个机会锻炼一下，也不一定有那个机会的。这不是说拿本书背一背或者上网查一查或者去培训班听一听就能提高的能力，而是需要有适当的“场合”和适当的“对象”的，而这个条件也不是什么时候都有的，所以一旦有这种与客户直接接触的场合，要去用心去留意，要么仔细去听别人怎么说，要么自己去说然后反省改善。她说确实是的。我说，这个事情看起来简单，但是很多人却不容易注意到，你看路边的行人熙熙攘攘，但是很多人这一点做得不够好，有好多人会局限在“容易说话的身边的舒适的圈子里”，那么一旦需要去做高级的事情，有时就会有不够理想的地方。我在对中国留学生谈话时都会说，一个人与二十个人说过话，一个人与二百个人说过话，那么两个人站在你面前一开口就会看出来不同的，一方面是两个人说出的话语内容不同，一方面是两个人说话的表情语气态度感觉不同，那么两个人所能够得到工作机会和工作内容就是不同的，所以我们都是要注意去练习的。她说好的。
然后我继续说，这里说的“练习”只是一个方面，另一个要注意的方面就是“吸收”。子曾经曰过，“学而不思则罔，思而不学则殆”。同样可以说：“习而不收则罔，收而不习则殆”，就是说，如果只练习而不去吸收，那么几次之后就会迷茫自己在为什么目的而练习；如果只想去吸收但是没有勇气去练习没有意识去主动练习，那么就会努力殆尽却没有收获。她说，这是子子曰的吧。我说你真有才。
一个是“练习”，一个是“吸收”，都需要有意识地去做才好。你现在在外企工作，会接触外国人，除了做好自己的翻译之外，还需要去观察，去看他们有哪些特别的做事方式，有哪些好的地方，把这些学过来才好。平平淡淡是一天，有所收获又是一天，就在于是否用心。有一个单词叫做“antenna”，我双手握拳食指伸出把双拳放在头顶两侧，对她说，自己要有一个天线，架在头顶上，在生活中在工作中，周围有时会有一些新鲜的东西一些特殊的东西一些要注意的东西一些看起来可能会有用的东西一些对自己以前不知道但是别人都知道的东西在身边飘过，这时不能对其漠不关心熟视无睹视而不见，而是要去灵机一动纲举目张随时留意之，一旦遇到觉得有点意思的地方，就去上心处理一下，并从中吸收一些东西，这样才能够每天都有收获。比如外国人说了一个生词，听到一次的时候不知道是什么意思，那么如果他在其它句子里又说了一次，那就说明这个词比较重要，要想办法记下来回去查查，这样才能有所长进。她说是的，这些话非常有用，自己公司里的领导都没有对她说过。我说你以后注意努力就好，前一段时间在通关过程中，你给了我们很多的帮助，所以我也愿意和你聊这些东西，如果能够对你以后有帮助那就最好了。
在刚才的会谈里面，还有一个point，就是关于那个“2份”的歧义问题，在去拜访客户之前我有注意到这个有可能有歧义的问题，并且让你修改了，但是我没有做得彻底，于是还是被客户挑出问题了。这种做事情况在日语里称为amayi，也就是“轻敌”或者“幼稚”的意思。明明自己注意到了，也着手去改了，认为自己努力过了就OK了，但是因为做事不够彻底，所以在现实面前还是被打败了，我在日本刚参加工作的时候，做事有时会有这个倾向，被上司说过几次，注意了一些，但是现在看来，还是有做得不够的地方，这是我从这次会谈中反省的东西。她说原来如此。
Chapter 4.
然后我又想起来一点，就又补充了一下。我说我第一次来这个客户的时候，你拿了一份表格给我看，我扫了一眼发现里面有一个日期后面你写的是Tuesday，而实际那天应该是Thursday，当时我让你改过来，不知道你还记得么。她说好像记得。我说，这里的一个事情就是要去“确认”。你回想一下刚才的客户，他在确认资料的时候不是看看列表就完了，他也会把资料的编号和列表里的号码进行对照，就是说他们也有确认的习惯，所以考虑到这一点，我们也应该提前确认才好，不然的话，如果自己不去检查而导致书写错误，而被对方挑错出来，那将是一种被扣分的行为。
我在第一家公司松下公司做事的时候，学到的两点之一就是“确认”，我刚进公司的一段时间里，有时候会被上司提醒，指出某某数字有对不上，或者对某某地方进行了修改而相关地方却忘记修改，这就是确认的不足。然后我反思的时候，发现自己在2006年刚进公司时，有些事情不去确认而直接去做，做事情是先做一点再去确认，确认的结果是，有时候侥幸正确，有时候在起点就错误了这时就要返工，经过几次被教育之后，我逐渐开始养成一点点确认的习惯。虽然我是做设计的工作，但是你做贸易通关的工作，确认也是必要的。这里的“确认”有两点，一点是“原文对照”，也就是同一对象本身的对照比较，看新作资料与原版是否相同；还有一点是“关联确认”，比如说如果在列表里增加一个条目，那么在总数那一栏也要修改；如果对日期进行了修改，那么也要考虑到并去确认相关的星期几是否也要修改；如果一块钢板厚度增加了，那么要去确认固定它的螺栓长度是否也需要增加，在松下公司的设计部分里，甚至有专门的活动，大家开会时对图纸修改进行关联确认的锻炼，以提高确认意识，减少失误，提高质量。
我在松下公司养成的确认习惯，在后来的两家公司也都有使用。再往后，我在日本工作了一段时间之后，有了一些机会与国内客户进行交流，在这个过程中我发现在国内好多人在这点上做得不够好，应该确认一下就可以避免的问题却没有做到位，有点可惜。因此说如果你注意这一点并强化之，那么你就会提升自己的水平，不说超过别人，而是说可以超过以往的自己。但是如果当时给你指出来的事情你没有留意，只是修改一下就过去了，那么这些难得的改进机会就像流水一样随波而去，没有留下任何痕迹。明年这个时候，你可能还会犯这个错误，没有实现进步，造成自己的减分。所以要建立一个“去确认的意识”（be awareness to CHECK），这样才好。
她说好的这一点明白了，那么能不能问一下子子先生在松下学到的另一点是什么。我说，这个问题非常好，我在等着你提问，要能够对“对方的话语”进行进一步的思考，并且将对方的话语予以“延长”（Extend other's words），这样才能够使对方说出更多的东西，使你自己听到更多的信息，使自己学到更多的东西，最终目的是使自己得到提升。这一点也是改善交流方式的要点之一，也是很多人做得不够好的地方，有时会看到一些人的对话都只是以自己的内容为主，这样有时候并不是一件好事。我在松下公司学到的第二点正是这一点：要努力改善自己的表达方式（improve the communication）。
2006年我进入公司的时候，自己注意不到这一点，但是看到听到日本同事的交流之后，我觉得他们很多时候的表达方式很巧妙，更容易让人接受，更容易使谈话进行下去而互相交流信息，从而我意识到在这一点上我做得不够好，然后就去努力去观察去学习之，去模仿去引用他们的表达方式，以及对自己表达方式中不好的地方进行摒弃。经过几家公司的磕磕绊绊，现在我感觉我做得应该比2006年的时候好一点了，这就是我的收获，如果我再次去找工作面试或者找客户去面谈，那么我觉得我会比2006年的我多一点点自信。同样，我也希望至少一年后的你，会比今年的你更好一些，那样将会是一个好的结果。她说好的，非常感谢。然后走到了地铁口，我们就告辞了。
2016年3月
by 子子
你与我的老板一样，总会提醒旁边的人一些做人和做事的方法，很感谢！我老板很多时候都教导我们要注意细节，要站在对方的立场上去想！这样才会把事做好！谢谢楼主有这么好的文章！ 感觉子子前辈非常的细心，说的每一句话都能清楚的记下来打在上面。做事情细节把握得非常好，很到位。真是令人佩服。学习了，感谢子子大侠。 用心体会的事做完后感觉非常有价值，每天一小步若干年就是大步！点滴积累！ 这个有点说到心坎上的感觉，赞一个！ 楼主不仅很善于思考问题，并且在教育提携后人上很尽心费力，非常棒的做事方式！ 比如刚才那个表格，我让你修改，你就照着打字，输入完就完了，如果这样的话，你今天早上和今天中午都是一样的，还是没什么收获，所以我准备给你解释一下为什么要修改，有哪些是你需要提高的东西，你有兴趣听么。她说好的。) L- l" zF+ e- d
非常棒的方式，望提携 非常棒的方式，望提携 大侠始终能把一件看似很小的事做得那么好，佩服